Technická správa vybraných budov Státního oblastního archivu Praze

Česká republika - Státní oblastní archiv v Praze

Technická správa vybraných budov Státního oblastního archivu Praze

Předmětem plnění veřejné zakázky je převzetí budov a následné poskytnutí komplexní technické správy čtyřem budovám Státního oblastního archivu v Praze (dále jen archivu):
1) objektu Státního okresního archivu Beroun se sídlem U archivu 1633, 266 49, Beroun (dále jen SOkA Beroun),
2) objektu Státního okresního archivu Praha – východ se sídlem v Přemyšlení 220, 250 66 Zdiby (dále jen SOkA Praha – východ),
3) objektu Státního okresního archivu Praha – západ se sídlem v Dobřichovicích, Pražská 728, 259 29 Dobřichovice (dále jen SOkA Praha-západ),
4) a objektu Státního okresního archivu Příbram se sídlem E. Beneše 337, 261 01 Příbram VII (dále jen SOkA Příbram).

Jedná se o pilotní projekt, jehož cílem je ověřit si ve vymezeném časovém úseku dvou let a na vybraném počtu budov archivu cenu a kvalitu požadované služby (technický Facillity Management). V případě dobrých výsledků může být služba rozšířena i na zbývající budovy archivu. Vymezení poskytované služby jako komplexní znamená, že uchazeč nabídne kompletní spektrum činností zajišťujících efektivní provoz budov a tím převezme veškerou svoji odpovědnost za udržení provozuschopnosti objektu i jeho technického, popř. technologického vybavení a současně i právní odpovědnost za případné škody z nedbalosti svých zaměstnanců nebo subdodavatelů. Veškeré služby budou zajišťovány vlastními technickými prostředky uchazeče.
Zadavatel v tomto nabídkovém řízení z komplexní technické správy budov vylučuje:
- zajišťování provozu, revizí a servisu systémů EZS a EPS
- a preventivní požární prohlídky a školení požární hlídky.

Budovami jsou vybraná sídla státních okresních archivů Státního oblastního archivu v Praze, ve kterých se nachází zázemí odborných pracovníků - archivářů (kanceláře, pořádací místnosti, manipulační prostory, kuchyňky apod.), prostory přístupné veřejnosti (např. badatelny, sociální zázemí) a především depozitáře s uloženými archivními dokumenty. Vybavení budov technologiemi je různé, některé depozitáře jsou vybaveny klimatizací. Rozsah všech služeb zahrnutých do komplexní technické správy budov je zadavatelem stanoven taxativně výčtem minimálně požadovaných služeb přiřazeným jednotlivým objektům. Výčet uchazeč může rozšířit na základě svých zkušeností tak, aby zahrnoval všechny služby spojené s maximálně bezpečným provozem objektů, kdy na bezpečnost je především z hlediska ochrany uložených archivních dokumentů, kladen zadavatelem velký důraz. Jedná se o činnosti spojené s průběžnou kontrolou provozu a údržby (včetně drobných oprav), servisů, revizí a odborných prohlídek, s cílem dosažení běžné provozuschopnosti daných objektů z pohledu odpovídajících předpisů a norem. Součástí poskytovaných služeb jsou i administrativní práce, vyplývající z poskytnuté služby. Komplexní technická správa budov je rozdělena na tři skupiny služeb, které představují 3 položky nabídkové ceny:
a) na činnost tzv. správce budovy (plnění konkrétních úkolů průběžné kontroly provozu a údržby technologií stavebních prvků objektu
b) pravidelný servis, revize a odborné technické prohlídky stávajícího vybavení, např. elektrických spotřebičů a technologií jednotlivých budov (myšleno jejich provedení, nikoliv pouze zajištění) dle platné legislativy ČR i EU
c) ostatní služby technické správy daného SOkA (dále jen ostatní služby TS), včetně např. i poskytování havarijních sužeb s garantovanou dobou zásahu nebo pohotovostního režimu formou centrální dispečinku.

V případě ad b) a c) se jedná o služby, vyžadující příslušnou odbornost k jejich plnění; tímto úkolem/úkonem může být pověřen jiný kvalifikovaný zaměstnanec uchazeče než správce budovy nebo i jiný subdodavatel. Služby budou uchazečem zajišťovány plynule po celou dobu trvání smluvního vztahu a jejich úhrada bude probíhat formou měsíčních paušálních plateb zadavatele, popř. na základě objednávky (větší opravy).

Činnost správce budovy bude uchazečem nabídnuta tak, aby byla v jednotlivých budovách zajišťována prostřednictvím jednoho konkrétního zaměstnance uchazeče. Zadavatel předpokládá dobu strávenou činnostmi správce budovy v rozsahu pracovní doby minimálně od 5 hod. týdně a maximálně do 10 hod./týdně. Zadavatelem odhadovaná pracovní doba vychází z velikosti budov zařazených do výběrového řízení, popř. z jejich vybavenosti. Uchazeč na základě vymezení předmětu veřejné zakázky a na základě svého kvalifikovaného odhadu rozsahu činností vykonávaných správcem budovy, stanoví skutečný rozsah hodin pracovní doby správce konkrétní budovy (viz též text písemné výzvy níže). Zadavatel požaduje, aby pracovní doba správce budovy pokrývala dobou strávenou plněním konkrétních úkolů, jejichž plnění vyplývá:
- z průběžné kontroly provozu a následné údržby technologií a stavebních prvků objektu
- z provádění drobných oprav, výměny drobného spotřebního materiálu (zářivky, filtry do vzduchotechniky apod.); jde o práce spojené s opravami a údržbou a vyplývající z jeho průběžných kontrol, které správce budovy bude schopen provádět vlastními silami (s ohledem na jeho technickou způsobilost a kvalifikaci) a ve stanovené pracovní době; zadavatel požaduje, aby v „paušální měsíční ceně“ správce budovy u takto prováděných oprav a údržby, byly součástí tohoto paušálu i náklady vynaložené na tyto opravy a údržbu do limitu 100 Kč/měsíčně/budovu;
- z podpůrných činností spojených s běžným provozem těchto pracovišť archivu, tzn. včetně např. drobných manipulačních prací s archivními dokumenty a údržby příslušných manipulačních prostředků (vozíky, palety apod.);
- supluje činnost centrálního dispečinku – hlášení havárií, větších oprav apod.
- z administrativní činnosti správce, vyplývající z prováděných kontrol (především zápisy výsledků kontrol do příslušných protokolů nebo provozních knih apod.).

V topné sezóně požaduje zadavatel denní kontrolu příslušných technologií (kotlů). V ostatním období zadavatel připouští jakoukoliv kumulaci doby strávené průběžnou kontrolou provozně technického stavu budovy správcem budovy v rámci týdenního nebo čtrnáctidenního cyklu. Tato kumulace bude upřesněna individuálně po dohodě s kontaktními osobami zadavatele, uvedenými v odst. 2.10. této informace na základě předložené nabídky.
Uchazeč je povinen stanovit nabídkovou cenu skupiny služeb vázaných na správce budovy minimálně zahrnutím všech činností uvedených v příloze č. 1 – Soupis požadovaných činností správce budovy. Uchazeč na základě svého odborného (kvalifikovaného) odhadu, daného vymezením předmětu písemné výzvy, posoudí případné rozšíření tohoto minimálního rozsahu tak, aby zajistil bezproblémový provoz budovy. Pokud takové úkony uchazeč do své nabídky nezahrne, ale v průběhu poskytování komplexní technické správy dané budovy se tyto činnosti vázané na správce budovy vyskytnou, jsou tyto úkony k činnosti správce budovy přiřazovány automaticky. Z tohoto důvodu uchazeč zajistí, aby činnost správce budovy byla v každém okamžiku transparentní, změřitelná a zpětně vyhodnotitelná a způsob, jakým bude uchazeč provádět kontrolu výkonu činností správce budovy svými vlastními silami, ve své nabídce uvede. Pokud toto nebude v nabídce uchazeče uvedeno, nebude zadavatel nabídku uchazeče akceptovat.
Podmínkou zadavatele je, aby přidělený správce budovy měl požadovanou kvalifikaci - úplné střední odborné vzdělání s odbornou způsobilostí podle vyhlášky č. 50/1978 Sb. a byl trestně bezúhonný.

Služby spojené se servisem, revizí a odbornými prohlídkami stávajícího vybavení a technologií v členění podle jednotlivých budov jsou uvedeny v příloze č. 2 – Přehled servisů, revizí a odborných prohlídek v jednotlivých SOkA. V příloze č. 2 je zadavatelem taxativně vyjmenován výčet služeb zahrnutých do této skupiny služeb s tím, že uchazeč může některé z nich přiřadit správci budovy (dle jeho kvalifikace). Služby jsou vázány na technologie nebo jiné vybavení dané budovy. V případě požadovaných servisů, revizí a odborných prohlídek je zadavatelem uveden počet prvků a četnost požadovaných služeb/rok. Termíny revizí a kontrol stávajících zařízení jednotlivých budov jsou uvedeny v příloze č. 3 – Harmonogram servisů a revizí. V příloze č. 2 je v některých případech sice zadavatelem uveden počet prvků (např. v případě elektrického nářadí nebo elektrických spotřebičů), ale jedná se o značně proměnlivý počet a uchazeč si cenu této služby (např. pro revize) musí kvalifikovaně odhadnout. Zadavatel připouští 10% změnu počtu takto uvedených prvků ke kalkulaci ceny služby pro uchazeče. Zadavatel požaduje vyplnit jednotlivé sloupce tabulky přílohy č. 2 tak, že uchazeč doplní nabídkovou jednotkovou cenu služby, dále vypočtenou cenu služby celkem za rok a z toho vypočtenou měsíční cenu zahrnutou do paušální platby mimo služby poskytované správcem budovy. Pokud některá ze služeb uvedených v příloze č. 2 bude ve skutečnosti naplňována správcem budovy, uvede uchazeč tuto skutečnost do sloupce komentář (např. uvede text „v rámci činnosti správce budovy“). Taková služba nebude uchazečem v příloze č. 2 zvlášť oceněna.
Kvalifikovaný odhad služeb skupiny a) a b) a stanovení jejich ceny si uchazeč může dále upřesnit na základě osobní podrobné prohlídky daných objektů svým zástupcem/zástupci. Termín prohlídek míst plnění je pro všechny uchazeče jednotný a je uveden v rámci zadávacího řízení. Během této prohlídky budou uchazeči poskytnuty digitální kopie příslušné technické dokumentace a jednotlivým uchazečům je osobní prohlídkou dána možnost upřesnit si předmět veřejné zakázky posouzením stávajícího provozně technického stavu nemovitosti a provozně technického stavu jejího vybavení (technologická zařízení). Nabídka bude vycházet z kvalifikovaného odhadu - vyhodnocení tohoto stavu uchazečem tak, aby uchazeč poskytnutím svých služeb zajistil zcela základní soulad daného stavu budovy s platnými zákony, vyhláškami a normami o provozu archivních budov, především zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví, ve znění pozdějších předpisů.
Rozšíření rozsahu služeb taxativně vyjmenovaných v příloze č. 1 a v příloze č. 2 s cílem dosažení co nejlepší komplexní technické správy budov archivu je možné a bude v nabídce uchazeče předloženo formou výčtu dalších služeb. Výběr dalších služeb a jejich ocenění je zcela na zvážení uchazeče a uchazeč tyto služby předloží formou doplnění jejich výčtu do přílohy č. 1, popř. do přílohy č. 2 a současně zahrnutí jejich ceny do celkové ceny paušálních plateb. Toto rozšíření služeb ovšem není zadavatelem při výběru nabídky hodnoceno.

V rámci ostatních služeb TS požaduje zadavatel v rámci měsíčních paušálních plateb minimálně:
- u všech budov úklid vnějších prostor (včetně sekání trávy, popř. sestřihu keřů, úklidu sněhu) – je možné zahrnout do činností správce budovy – viz též příloha č. 1 písemné výzvy
- u dvou budov úklid vnitřních prostor: SOkA Praha - východ – viz příloha č. 4 – Úklid budovy SOkA Praha - východ a SOkA Praha – západ – viz příloha č. 5 – Úklid budova SOkA Praha – západ
- klientský servis poskytovaný formou jednoduchého a uživatelsky přehledného HelpDesku pro řešení všech situací
- zajištění nepřetržité havarijní služby, resp. zapojení objektů do již funkční havarijní služby uchazeče; nabídnutá havarijní služba takto zahrnutá do měsíčního paušálu musí garantovat zásah uchazeče dojezdem do 60 min. od nahlášení havárie a následné zajištění majetku a zaměstnanců zadavatele před vznikem rozsáhlé škody, tzn. provedení havarijní opravy (vypnutí proudu, uzavření plynu, zabránění protékání vody apod.). Zadavatelem je požadováno dodržení limitu dojezdu ze strany uchazeče a penále za nečinnost v návrhu smlouvy.

Ostatní služby TS nabídne uchazeč formou tabulky, ve které uvede

Cena měsíčního paušálu komplexní technické správy budov za 3 skupiny služeb a v členění na jednotlivé budovy (jednotlivá SOkA) bude uchazečem zpracována do tabulky, která je přílohy č. 6 – Rozsah nabízených služeb v rámci měsíčního paušálu a jejich cena. Tato cena je základním kritériem pro hodnocení nabídky uchazeče z pohledu kritéria nejnižší ceny (viz také odst. 2.5. této písemné výzvy). Nižší cena = vyšší hodnocení.

Mimo služby uvedené výše může uchazeč nabídnout jako tzv. bonusy všechny další aktivity nebo materiál, které je schopen poskytnout nad rámec zahrnutý do paušálních plateb. Jedná se především o služby zaměřené na prodloužení životnosti technického vybavení objektů, administrativní činnosti a energetický management – v tom především dodržení podmínek platné legislativy ČR a EU. Uchazeč může např. nabídnout i technickou supervizi majetku, jako je:
- analýza potřeb spravovaného majetku
- návrh dlouhodobého plánu oprav a investic
- návrh ročního plánu oprav a investic,
- nepřetržitý dálkový dozor nad technologiemi budov
- detekce poruchových stavů dozorovaných technologií pomocí např. GSM bran nebo internetu nebo jiným způsobem
- apod.

Do bonusů patří i poskytovaný spotřební materiál (např. vázaný na úklidy) nebo materiál vázaný na související údržbu nebo opravy. Materiál nabízený jako bonus by měl uchazeč v nabídce nabízet za ceny rovny nebo menší, než-li je cena stejného materiálu v místě a čase obvyklá.
Všechny ceny zahrnuté do bonusů uvede uchazeč jako ceny konečné, zahrnující všechny související výdaje uchazeče (např. dopravné).
Ceník služeb je uchazečem nabídnut formou výčtu služeb s uvedením ceny (bez DPH) za jednotku služby (např. za hodinu práce, jednorázový náklad apod.) a četnost nabízené služby (pokud se periodicky opakuje).
Ceník poskytnutého materiálu je uchazečem nabídnut formou výčtu materiálu s označením položky, měrné jednotky a ceny bez DPH.
Bonusy budou objednávány kontaktní osobou zadavatele v odst. 2.10. této písemné výzvy, popř. budou poskytovány na základě ústní dohody s touto kontaktní osobou. Bonusy budou uchazečem budou vykazovány měsíčně jako vícepráce nebo nákup materiálu (spotřebního) dle potřeby každého SOkA. Bonusy nebudou v rámci zadávacího řízení hodnoceny, ale ceník poskytnutý uchazečem bude součástí smlouvy o dílo. Zadavatel si vyhrazuje právo jejich použití v případě výskytu aktuální potřeby dané služby. Platby za tyto služby se načítají do celkové předpokládané hodnoty podlimitní veřejné zakázky a mohou být tedy čerpány pouze do naplnění tohoto limitu.

V budovách archivu platí zvláštní režim, takže služba technické správy budovy musí probíhat v pracovní době příslušných pracovišť, v ideálním případě na samém počátku pracovní doby jednotlivých SOkA. Mimo tuto pracovní dobu pouze po dohodě správce budovy nebo jiného zaměstnance uchazeče s kontaktními osobami uvedenými v odst. 2.10. písemné výzvy.
Převzetí budov do správy uchazeče a následné poskytnutí komplexní technické správy budovám archivu je požadováno nejdříve od 1. srpna 2012, přesný termín plnění je závislý od data podpisu smlouvy.

https://www.tendermarket.cz/home.seam

P12V00000002

Služby

79993000-1

Příbram, Beroun, Dobřichovice, Zdiby - Přemyšlení

3 236 000,- bez DPH

Zjednodušené podlimitní řízení

29. 6. 2012

29. 6. 2012

31. 7. 2012, 12:00:00 hodin